QUE ES OFIMÁTICA ?   

La ofimática es el conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en labores de oficina con el fin de perfeccionar, optimizar, mejorar el trabajo y operaciones relacionados. La palabra ofimática es un acrónimo compuesto de la siguiente manera ofita (oficina) y MATICA (informática).

La ofimática es posibilitada por una combinación entre hardware y software que permite crear, manipular, almacenar y transmitir digitalmente la información que se necesita en una oficina para realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus objetivos.

 

Por ejemplo: la ofimática permite que un oficinista lleve los balances de su empresa en un archivo digital mediante planillas de cálculo que facilitan las operaciones. Dicho archivo puede ser conservado en una computadora, impreso o enviado a través de Interne.

La estructura ofimática suele estar formada por computadoras y periféricos (como impresoras y escáneres) que están conectados mediante una red de área local y que también tienen conexión a la Web. Los teléfonos y los equipos de fax también forman parte de la ofimática.
El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y optimización de las tareas habituales de una oficina. Muchas actividades que antes se realizaban de forma manual, como la redacción de comunicados, ahora se encuentran facilitadas gracias a la tecnología. La ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad de las oficinas.
Se conoce como suite ofimática, por último, a la recopilación de programas informáticos que son de uso habitual en las oficinas. Estas suites suelen incluir procesador de texto, hoja de cálculo, gestión de base de datos, cliente de correo electrónico, agenda y administrador de presentaciones o diapositivas.

Algunos procedimientos y herramientas ofimáticas son:

• Procesador de textos
• Base de datos
• Utilidades (por ejemplo calculadoras)
• Paquetes informáticos tales como Microsoft Office
• Programas de correo electrónico

Veremos algunas herramientas y sus características:

• Word: es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a cualquier tipo de texto. También pueden realizarse otro tipo de cosas, como páginas web.
• Excel: su función principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear archivos de, por ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y demás.
• Access: es una base de datos. Aquí se puede controlar un inventario, llevar un registro de libros y otras acciones similares.
• Power Point: es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal para acompañar discursos. Se pueden insertar imágenes, sonidos, videos y demás.
• Outlook: sirve para administrar el correo electrónico. Incluye además la posibilidad de llevar control de una agenda con calendario. Tiene también recordatorios.

Esta ciencia se originó básicamente para poder gestionar los datos que se acumulaban con mayor facilidad y de una forma más rápida.
Se conoce como suite ofimática a la recopilación de aquellos programas que son más frecuentemente usados en las oficinas.

             LAS PRINCIPALES TÉCNICAS DE LA OFIMÁTICA         

La principal herramienta de la ofimática es la computadora, la cual emplea programas especializados para satisfacer las necesidades de cada empresa.Técnicas empleadas por la ofimática:

la administración.
Busca alcanzar los objetivos de una organización invirtiendo el menor esfuerzo a fin de obtener una mayor utilidad a través de los recursos humanos, materiales y técnicos disponibles.

Una oficina es un lugar de trabajo, generalmente de carácter administrativo o burocrático, que puede ser estatal o privado.
Ofimática
es la tecnología aplicada a la oficina; la palabra procede de la unión de las palabras oficina e informática, y se refiere a técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.
Técnicas para el registro de la información: la escritura en la oficina.
El hombre ha creado técnicas en todos los ámbitos de la existencia y las oficinas no son la excepción.

LA OFIMÁTICA Y SUS PRINCIPALES TÉCNICAS PARA LA SATISFACCIÓN DE NECESIDADES E INTERESES SOCIALES.

la administración es el conjunto de actividades relacionadas con la planeación financiera, la facturación, el archivo y los recursos humanos, así como con la distribución física y la logística de una organización.
La administración de una oficina abarca la planeación de cargas de trabajo, la supervisión de empleados y el mantenimiento o mejora de las instalaciones.
Entre las formas de comunicación escrita se cuentan: el memorando, los carteles, la revista, el periódico, el boletín, la revista, el periódico, el boletín y la correspondencia comercial.
Al redactar cualquiera de estos tipos de mensajes resulta aconsejable tomar en cuenta:
* al lector: ¿quién leerá el texto y qué espera que le diga?
*La información: ¿qué datos debo transmitir?
* La oportunidad: ¿es el mejor momento para enviar el mensaje?
* El método: ¿cuál es la técnica más adecuada
Hay varias técnicas para escribir ¿recuerdas algunas de ellas?
una excepción es registrar la palabra cuando no se dispone de una grabadora. La técnica para ello es la TAQUIGRAFÍA, la cual permite escribir a la velocidad a la que se habla mediante el empleo de trazos breves, así como abreviaturas y caracteres especiales que representan letras, palabras y frases.
Durante décadas la máquina de escribir constituyó la herramientas central de la oficina, pero fue desplazada por las computadoras.
la máquina usada para registrar por escrito el lenguaje oral se llama estenógrafo.

           MANTENIMIENTO DE UNA PC

La computadora hoy en dia se ha vuelto una herramienta indispensable en muchas areas, lo mismo puede servir para calcular la distancia de la estrella màs lejana de nuestro sistema solar como para la diversiòn y esparcimiento de un niño que la utiliza para jugar. Al igual que el ama de casa la utiliza para llevar sus recetas de cocina, esta herramienta necesita de cuidados muy especiales.

El mantenimiento del computador es aquel que debemos realizar al computador cada tiempo, bièn sea para corregir fallas existentes o para prevenirlas.

¿Que es el mantenimiento para PC?

Es el cuidado que se le da al computador para prevenir posibles fallas, se debe tener en cuenta la ubicaciòn fisica del equipo ya sea en la oficina o en el hogar, asi como los cuidados especiales cuando no se esta usando el equipo. Son series de rutinas periòdicas que debemos realizar a la PC, necesarias para que la computadora ofrezca un rendimiento òptimo y eficaz a la hora del funcionamiento

*Tipos de mantenimientos para el PC.

Mantenimiento preventivo para PC.

Consiste en crear un ambiente favorable para el sistema y conservar limpias todas las partes que componen una computadora. El mayor nùmero de fallas que presentan los equipos, es por la acomulaciòn de polvo en los componentes internos, ya que este actùa como aislante tèrmico.
El calor generado por los componentes no pueden dispersarse adecuadamente por que es atrapado por la capa de polvo.

Las particulas de grasa y aceite que pueda contener el aire del ambiente se mezclan con el polvo, creando una espesa capa de aislante que refleja el calor hacia los demas componentes, con lo cual se reduce la vida util del sistema en general.

Por otro lado, con tiene elementos conductores que pueden generar cortocircuitos entre las trayectorias de los circuitos impresos y tarjetas de perefericos.

Si se quiere prolongar la vida util del equipo y hacer que permanezca libre de reparaciones por muchos años se debe realizar la limpieza con frecuencia.

* MANTENIMIENTO PREVENTIVO AL CPU

El medio ambiente que rodea ala computadora personal encuentra a ella un imàn de polvo y esto es lo que mas afecta provocando pequeñas fallas en los componentes electronicos, el polvo acumulado reduce la eficiencia de los ventiladores de enfriamiento y puede actuar como un manto aislante que conserva el calor y no permite que la irradiacion de este se aleje de los componentes.

 

Hay que poner ènfasis en las siguientes àreas:

Tarjeta Madre:

Se deben utilizar herramientas como una brocha de cerdas rigidas limpia, una aspiradora y un producto limpiador desengrasante.

Ventilador del CPU:

Este puede acumular casi tanto el polvo como la fuente de poder, y como el CPU genera demasiado calor, es importante conservar limpio el ventilador para mantener en buen estado su capacidad de enfriamiento.

Ranuras de expasion (ISA,PCI Y AGP):

Se debe mantener el polvo de estas ranura para asegurar una buena calidad de conexiòn. Una vez retirado el polvo excesivo se puede aplicar un producto que acabe de retirar la suciedad de la tarjeta y que normalmente contiene sustancias desengrasantes; esto sirve para evitar que pequeños residuos de grasa provoquen la acumulaciòn temprana de polvo.

SIMMS Y DIMMS DE Memoria RAM:

Es necesario desmontarlos de la tarjeta madre, se debe presionar las lenguetas laterales; sino es posible con los dedos, puede hacerse con la ayuda de un destonillador plano. El procedimiento para retirar el polvo de estos dispositivos se recomienda limpiarlas con una goma de lapiz, asegurandose que no sea demasiadodura para maltratar las terminales. Acto seguido se podra aplicar un desegrasante para eliminar cualquier residuo de grasa.

*Unidades Lectoras de almacenamiento.

Disco Duro:

Retirar el polvo depositado sobre la superficie externa con una brocha y aspiradora.

 

Unidad Lectora de Disco Flexible:

Requiere den un limpiador especial, que puede adquirir cualquier tienda de productos de computaciòn. El disco limpiador tiene el aspecto de un disco normal, solo que la parte interior de la cubierta del disco esta hecha de tela suave y porosa en lugar de substrato plàstico/magnetico empleado en un disco normal. El conjunto de limpieza incluye un liquido que se aplica en la tela del disco el cual se introduce en la unidad lectora y se intetara tener acceso a el mediante el comando DIR A: si esta em ambiente de Dos, o presionar dos veces el boton izquierdo del raton en la unidad A: de la ventana de Mi PC, en Windows 95, 98 y Windows NT 4.0

Fuente de Alimentaciòn:

Nunca abra la fuente de poder para tratar d limpiar el interior, aunque se puede y debe aspirar el polvo de los orificios laterales de la fuente. Esto ayuda al buen funcionamiento del ventilador y lo capacita para sacar mas aire del gabinete. La parte posterior se puede aspirar el polvo acumulado sobre la superficie de las aspas del ventilador.

Tarjetas en el sistema:

Se debe desmontar de las ranuras de expansión, lo cual implica retirar un tornillo que fija la tarjeta a la estructura del gabinete y evita que se desprenda.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO A DISPOSITIVOS:

Antes que nada definiremos a los dispositivos a los cuales les daremos mantenimientos los cuales son considerados periféricos. Estos pueden ser de entrada, de salida y también hay de entrada y salida.

Un dispositivos de entrada es aquel que mandara informaciòn al CPU. Un dispositivo de salida será aquel que reciba información del CPU. Por lo tanto, un dispositivo de entrada y salida será con el cual se puda enviar y recibir información del CPU.

Monitor: No se debe abrir el monitor para limpiarlo; porque contiene condesadores de alta capacidad eléctrico que pueden producir un peligroso y hasta mortal choque elèctrico incluso después de haberlo apagado y desconectado. Solo se podra limpiar la parte exterior del computador y la
pantalla con una solución limpiadora de cristales , utilizando un lienzo libre de pelusa y vaciar el limpiador sobre el lienzo no sobre el cristal.

Teclado: La primera linea de defensa es un bote con gas comprimido, que se puede encontrar en tiendas de productos de computación y electronica, La lata incluye un diminuto popote o pajilla para su aplicaciòn, que se ajusta en la boquilla de la lata y le permite dirigir el gas a otros sitios de dificil acceso, como los espacios entre las teclas.

*Mantenimiento correctivo para PC.

Consisten en la reparaciòn de algunos de los componentes de la computadora, puede ser el cambio de una tarjeta de video, memoria RAM, disco duro, o el carmbio total de uno de sus perefericos como el teclado, mouse, monitor etc.
Resulta mucho màs barato cambiar algùn dispositivo que el tratar de repararlo, muchas veces nos vemos limitado de tiempo y con sobre carga de trabajo, ademàs se nesecitan herramientas especiales para probar algunos dispositivos.
Para realizar el mantenimiento debe considerarce los siguientes:

-En el àmbito operativo, la reconfiguraciòn de la computadora y los principales programas que utiliza.

-Revisiòn de los recursos del sistema, memoria, procesador y disco duro.

-Optimizaciòn de la velocidad de desempeño de la computadora.

-Revisiòn de la instalaciòn elèctrica (solo para especialistas)

-Un completo reporte del mantenimiento del equipo.

-Observaciones que puedan mejorar el funcionamiento del equipo en general.

*Herramientas que se utilizan en el mantenimiento del PC

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